Vous êtes un service d’aide à domicile conventionné par la Carsat
Cette page vous présente la procédure de traitement des facturations des heures d’aide à domicile et les tableaux/fichiers normalisés pour vos échanges avec la Carsat.
Préalable avant toute facturation
Avant toute facturation, votre structure doit impérativement :
- s’assurer que chaque personne à facturer figure bien sur la liste des bénéficiaires pour l’échéance concernée (Menu "Aide à domicile", sous menu "Liste des bénéficiaires") ;
- s'assurer que le paiement de l'échéance n'a pas déjà été réalisé ;
- vérifier ses anomalies de facturation et ses anomalies de report.
Facturation mensuelle via Ppas
Structure facturant par saisie en ligne
Vous pouvez facturer tous les dossiers d'aide au maintien à domicile figurant sur le formulaire de saisie dans Ppas. Pour assurer un bon suivi, votre structure doit effectuer ses facturations mensuellement.
À savoir
La circulaire CNAV 2012-61 du 7/9/2012 a fixé le délai maximal de présentation des factures à la caisse à 6 mois. Ce délai entre en application dès lors que l'accord de l'aide financière a été notifié par la caisse au bénéficiaire.
Structure facturant par envoi de fichier via Ppas
Vous pouvez facturer tous les dossiers d'aide au maintien à domicile figurant sur la liste des bénéficiaires pour l’échéance concernée (Menu "Aide à domicile", sous menu "Liste des bénéficiaires"). Pour assurer un bon suivi, votre structure doit effectuer ses facturations mensuellement.
À savoir
La circulaire CNAV 2012-61 du 7/9/2012 a fixé le délai maximal de présentation des factures à la caisse à 6 mois. Ce délai entre en application dès lors que l'accord de l'aide financière a été notifié par la caisse au bénéficiaire.
Dispositif de respect de la préconisation de l’évaluateur
La facturation mensuelle est limitée à 1 heure supplémentaire ou à 125 % maximum de la préconisation mensuelle de l’évaluateur.
Si les besoins de la personne âgée nécessitent davantage un mois donné, une demande de dépassement temporaire doit impérativement être envoyée dans les 5 jours précédant l’intervention par le prestataire à l’adresse suivante :
- Bourgogne : prestataires.services@carsat-bfc.fr
- Franche-Comté : collectif.fc@carsat-bfc.fr
- Ou en utilisant le formulaire « Carsat PAP AMD demande de dépassement horaire ».
Sans réponse négative de la Carsat dans un délai de 5 jours, le dépassement horaire ne fera pas l’objet d’un calcul d’indu. Périodiquement, l’ensemble de la facturation sera analysé et des indus pourront être notifiés au prestataire en cas de dépassements sans accord préalable.
Si les besoins de la personne âgée nécessitent davantage d'heures de manière durable, une demande de révision du PAP doit être effectuée.
En cas de modification du plan d’aide (suite à demande de révision ou suite à évaluation intermédiaire)
La modification du PAP prend effet postérieurement à la visite de l’évaluateur :
- Visite avant le 15 du mois m : le nouveau plan d’aide commencera au 1er jour du mois m+1 suivant l’évaluation.
- Visite après le 15 : le nouveau plan d’aide commencera au 1er jour du mois m+2 suivant l’évaluation.
Exemple : PAP de 6 h par mois du 1-03-12 au 28-02-14. Visite de l’évaluateur le 13-04-13. Nouveau PAP : 4h par mois du 1-05-13 au 28-02-14 (L’évaluateur peut être amené à ajuster la date de fin de pris en charge).
Facturation des heures de régularisation : heures AMD, portage de repas ou téléassistance
Une régularisation est un ajout, un retrait d’heures à des heures d'une même échéance déjà traitée ou une modification du taux de l’usager. Pour pouvoir être payées, les heures de régularisation doivent être envoyées à la Carsat :
- Par mail aux adresses suivantes
- Bourgogne : prestataires.service@carsat-bfc.fr
- Franche-Comté : collectif.fc@carsat-bfc.fr - Par courrier
avec cachet de la structure et signature du représentant, pour qu'un traitement manuel soit effectué. Il convient d’utiliser le tableau ci-dessous proposé en téléchargement en précisant dans l’entête « Facturation de régularisation : heures AMD ou Portage de repas ou Téléassistance », pour qu'une régularisation manuelle soit effectuée.
À savoir
Les éventuelles régularisations liées à un changement de taux horaire CNAV sont automatiquement gérées par la Carsat en fonction des facturations reçues antérieurement.
Facturation des heures AMD Dimanches et jours fériés
Pour pouvoir être payées, les heures Dimanches et jours fériés doivent être envoyées à la Carsat :
- Par mail aux adresses suivantes
- Bourgogne : prestataires.service@carsat-bfc.fr
- Franche-Comté : collectif.fc@carsat-bfc.fr - Ou par courrier
avec cachet de la structure et signature du représentant, pour qu'un traitement manuel soit effectué. Il convient d’utiliser le tableau ci-dessous, proposé en téléchargement en précisant dans l’entête « Facturation heures AMD dimanches et jours fériés », pour qu'une régularisation manuelle soit effectuée.
À savoir
Les échéances concernées feront l’objet d’un contrôle (Cf point 7 Contrôles des facturations transmises en dehors du système d’information PPAS).
Anomalies de facturation et de report
Comment y accéder ?
Les anomalies de facturation et les anomalies de report sont disponibles dans Ppas via le menu « Aide à domicile», sous menu « Anomalies de facturation, de report». Les anomalies peuvent être générées :
- à l’envoi d’un fichier de facturation (anomalies de facturation) ;
- à l’entrée dans le système d’information (anomalies de report à J+2 ou J+3 de l'envoi).
Les anomalies doivent être exploitées en utilisant la procédure de traitement des anomalies de facturation et de report (disponible dans Ppas Menu « Documentation», sous menu « Guides et outils»).
À savoir
Les anomalies de facturation figurent au début de la liste présentée dans Ppas. Les anomalies de report figurent en bas de la liste présentée.
Avant toute chose
Il faut s’assurer que le paiement n’a pas déjà été effectué ou que le plafond du PAP n’a pas été dépassé. Se référer sur le bordereau de paiement au nombre d’heures payées (et non au montant payé, car les éventuelles régularisations de taux horaire sont automatiquement gérées par la Carsat en fonction des facturations reçues). Même principe pour le portage de repas et la téléassistance. Si nécessaire, vous pouvez signaler l’anomalie à la Carsat à l’aide de la procédure de demande individuelle.
Seules les lignes de facturation qui ont généré des anomalies de facturation peuvent être re-facturées via le portail après résolution de l'anomalie (sauf lorsque le motif d'anomalie est "ligne de facture déjà envoyée ou échéance déjà facturée").
Pour traiter les anomalies de report la structure doit remplir le tableau habituel (disponible plus haut, « modèle de bordereau de refacturation »). Ce tableau doit être transmis dans la boite mail dédiée aux prestataires de chaque région :
- Bourgogne : prestataires.service@carsat-bfc.fr
- Franche-Comté : collectif.fc@carsat-bfc.fr
en mentionnant en objet : «XXXXXXXX (numéro de la structure) - Liste de refacturation – MMAAAA (mois et année d’envoi du fichier) ».
Les prises en charge non notifiées (les dossiers n’apparaissent pas sur la liste des bénéficiaires)
Vous ne devez intervenir que chez des personnes pour lesquelles vous avez reçu une fiche de liaison par l’évaluateur ou une demande d’intervention au titre de la sortie d’hospitalisation. Toutefois, face à des situations exceptionnelles de retard dans le traitement des demandes, et par volonté de la Carsat de ne pas interrompre l’aide, les structures peuvent être confrontées à des situations de prises en charge non notifiées.
Dossier sans fiche de liaison pour une 1ère demande
Vous ne pouvez pas intervenir dans le cadre d’une prise en charge Carsat sans fiche de liaison. Si tel était le cas, la Carsat se réserve la possibilité de ne pas prendre en charge les heures réalisées.
Dossier sans fiche de liaison (avec une prise en charge achevée = renouvellement)
Au-delà de deux mois d’intervention et avant la fin du troisième mois, si la structure n’a pas reçu de fiche de liaison, il convient de s’assurer auprès de la personne qu’elle souhaite poursuivre son intervention puis d’alerter la Carsat en utilisant le modèle habituel. La demande doit être transmise dans la boite mail dédiée aux prestataires de chaque région :
- Bourgogne : prestataires.service@carsat-bfc.fr
- Franche-Comté : collectif.fc@carsat-bfc.fr
en mentionnant en objet : «XXXXXXXX (numéro de la structure) – PEC attente MMAAAA (mois et année d’envoi du fichier)».
Si la structure d’aide à domicile continue d’intervenir au-delà du 3ème mois suivant la fin de la prise en charge sans que la Carsat en soit informée, aucune régularisation avec effet rétroactif ne sera effectuée.
Dossier avec fiche de liaison
Si des dossiers ont une prise en charge non notifiée, dans le mois suivant la réception de la fiche de liaison, la structure doit interroger la Carsat afin de ne pas différer les paiements.
La structure doit utiliser le modèle habituel et la demande doit être transmise dans la boite mail dédiée aux prestataires de chaque région :
- Bourgogne : prestataires.service@carsat-bfc.fr
- Franche-Comté : collectif.fc@carsat-bfc.fr
en mentionnant en objet : «XXXXXXXX (numéro de la structure) – PEC en attente MMAAAA (mois et année d’envoi du fichier)».
Pour aller plus loin
Modèle de mail de demande individuelle
Ce modèle est fourni pour toute demande concernant un dossier individuel dont la prise en charge est déjà notifiée : prise en charge ou période de prise en charge erronées, information individuelle (erreur du taux, erreur sur le nombre d’heures)…
Copiez/collez les informations ci-dessous dans votre email, puis complétez-les :
- Nom du bénéficaire
- Prénom du bénéficiaire
- Numéro de sécurité sociale
- Commune
- Secteur évaluateur
- Demande
Ce mail est ensuite à transmettre dans la boite mail dédiée aux prestataires de chaque région :
- Bourgogne : prestataires.service@carsat-bfc.fr
- Franche-Comté : collectif.fc@carsat-bfc.fr
en mentionnant en objet «Demande individuelle - XXXXXXXX (votre numéro de structure) – MMAAA (mois et année d’envoi du fichier), motif (paiement ou taux ou période PEC ou autre)».
SH-ARDH
Les mails concernant des dossiers de sortie d’hospitalisation doivent être envoyés sur la boite dédiée SH-ARDH suivante : servicesocial.sap@carsat-bfc.fr.
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